在报考学校发出录取通知书的3—5天开始发出调档函了。录取通知书一般在5月中旬到6月初发放。研究生调档函下来后，学生就要立即拿着调档函到档案所在单位进行调档。调档函发到考生的手里，考生要让档案快速到研究生学院的话，就要越快越早把调档函交给档案所在地的工作人员，才是合理的。
例如，档案在学校的，则要交给学籍科的老师。而档案如果在单位的，则需要交给单位的人力资源处的工作人员。
考研调档函一般包括以下内容：1.调档的原因：一般包括报考的学校和专业，原报考学校的录取结果，以及为什么需要调档。2.调档的学校和专业：需要明确具体的调档学校和专业，以及该学校的招生情况。3.个人信息：包括姓名、准考证号、专业、毕业院校、联系方式等个人信息。4.申请人的建议：可适当陈述自己对该学校和专业的认识和认可，以及理由等。5.签名和日期：需要申请人签名并注明日期，表示本人真实申请。同时需要考生所在学校的教务处或研究生部门的盖章认证。
